Inventarverwaltung für die Veranstaltungstechnik

Mit Inventory ONE seht ihr jederzeit, wo sich welches Inventar befindet, wer was im Moment nutzt, wer was wann reserviert hat oder ob Wartungs- oder Prüftermine für bestimmte Geräte anstehen. Auch euer Lagerbestand ist immer einsehbar.

Mit Inventory ONE habt ihr jederzeit auch eine sehr gute Übersicht eures Lagerbestands was eure Verbrauchsmaterialien (Tape, Kabelbinder, ...) angeht. Wenn die festgelegte Menge eines Materials erreicht ist, werdet ihr automatisch über die Applikation und per E-Mail daran erinnert, was nachbestellt werden muss.

Um euer Inventar immer in einem ordnungsgemäßen Zustand zu halten, können Termine angelegt werden, damit keine Wartungen oder vorgeschriebene Prüfungen verpasst werden. Ihr werdet in der App und per E-Mail automatisch an den Termin erinnert, wenn ihr das wünscht.

Mit Inventory ONE hat jeder Berechtigte in eurem Team Zugriff auf Informationen zum Inventar. Neben der Übersicht, Reservierungen und Terminen könnt ihr auch Informationen (wie beispielsweise Gebrauchsanleitungen) für ein Gerät hochladen, welche jederzeit und überall abrufbar sind.

Inventory ONE kann eingescannte QR-Codes verarbeiten. Diese sind zwar nicht zwingend notwendig, allerdings spart ihr damit sehr viel Zeit, wenn ihr neues Inventar einpflegt oder Daten zu bereits hinterlegtem Inventar abrufen wollt. Inventory ONE bietet dafür kostengünstig hervorragend geeignete QR-Codes an (Mehr Infos dazu). Aber auch die Barcodes auf euren Geräten können von Inventory ONE verarbeitet werden.

Zuweisungen bei Inventory ONE sind sehr flexibel. Inventar kann nicht nur Kollegen und Mitarbeitern zugewiesen werden, sondern auch externen Personen, Projekten, Standorten, Räumen oder Subunternehmen. Auch die Zugriffsrechte bei Inventory ONE könnt ihr flexibel einstellen. Mitarbeiter eures Teams können die Weitergabe und den Austausch eures Inventars untereinander selbständig durchführen und nachweislich dokumentieren. Weist ihr einem Mitarbeiter beispielsweise ein Gerät zu, wird diese Aktion durch den betreffenden Mitarbeiter aktiv bestätigt. Dasselbe passiert bei der Rückgabe genau umgekehrt.

Wenn Inventar ausgegeben oder verliehen wurden, könnt ihr schnell jedes einzelne Gerät über unsere detaillierte Suchfunktion finden. Ihr könnt außerdem festlegen, ob Mitarbeiter das komplette Inventar durchsuchen können oder nur nach einzelnen Geräten, welche ihnen zugewiesen sind.

Um euer Inventar bestmöglich zu organisieren, braucht ihr die Möglichkeit, einzelne Geräte direkt im System zu reservieren. Genau das ist mit Inventory ONE sehr unkompliziert machbar. Diese praktische Funktion wird euch dabei helfen, Einsatz und Verfügbarkeit eures Inventars gut zu planen. So wird Ärger im Team vermieden und keiner aus eurem Team wird böse überrascht, weil beispielsweise ein Geräte nicht verfügbar ist, das man dringend braucht.

Sollte bestimmtes Inventar mal Probleme machen oder beschädigt werden, können Mitarbeiter das in der App direkt erfassen. In eurer Übersicht sehen die Verantwortlich in eurem Team immer, ob ein neues Problem gemeldet wurde und können so rechtzeitig darauf reagieren. So vermeidet ihr, dass man sich an das Problem erst wieder erinnert, wenn jemand das Gerät bereits braucht.

Mit Inventory ONE seht ihr den „Lebenslauf“ eures Inventars. Seit wann ist es bei euch, wer hat es wann wie lange genutzt und wie war insgesamt die Auslastung? Wann war ein Gerät kaputt, wann wurde es wieder repariert und wann gewartet? Diese Informationen sind nicht nur als Nachweis hilfreich, sondern auch bei der Planung bezüglich der Anschaffung von neuem Equipment. Mit dieser Software wird die lückenlose Dokumentation eures Inventars sehr einfach.

Für die Erstausstattung neuer Mitarbeiter oder bei sich wiederholenden Projekten unterstützt Inventory ONE euch bei der Ausgabe des benötigten Inventars. Für diesen Fall lassen sich Listen definieren, welche Geräte standardmäßig ausgegeben werden. Bei wiederkehrenden Aufgaben spart ihr so viel Zeit.

Ihr habt euer Inventar bereits in einer großen Excel-Liste erfasst oder bisher eine andere Software zur Inventarverwaltung genutzt? In diesem Fall helfen wir gerne beim Umzug zu Inventory ONE. Mit unserem Datenimport ist der Wechsel im Normalfall unkompliziert machbar. Und wenn eure vorhandenen Daten doch etwas komplexer sind, helfen wir euch gerne beim Import.

Inventory ONE wurde entwickelt, um den Arbeitsalltag von Veranstaltungstechnikern deutlich zu erleichtern. Dafür kann es durchaus sinnvoll sein, die Applikation in eure IT-Umgebung zu integrieren. Wenn dafür Schnittstellen benötigt werden, sprecht uns gerne an.

Inventory ONE ist aktuell in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch nutzbar. Weitere Sprachen folgen. Wenn ihr eine andere Sprache allerdings dringend benötigt, gebt uns bitte Bescheid. Unsere Experten versuchen schnellstmöglich zu helfen.