Inventarverwaltung für Kommunen

Mit Inventory ONE sehen Sie jederzeit, wo sich Ihr Inventar befindet, wer was im Moment nutzt, wer was wann reserviert hat oder ob Wartungs- oder Prüftermine für bestimmte Geräte anstehen. Auch Ihr Lagerbestand ist immer einsehbar.

Mit Inventory ONE haben Sie jederzeit auch einen sehr guten Überblick über Ihre Verbrauchsmaterialien, wie Kopierpapier, Stifte, etc. Wenn die festgelegte Menge eines Materials erreicht ist, werden Sie automatisch über die Applikation und per E-Mail daran erinnert, was nachbestellt werden muss.

Um Ihr Inventar immer in einem ordnungsgemäßen Zustand zu halten, können Termine angelegt werden, damit Sie keine Wartungen oder vorgeschriebene Prüfungen verpassen. Sie werden in der App und per E-Mail automatisch an den Termin erinnert, wenn Sie das wünschen.

Mit Inventory ONE hat jeder Berechtigte Zugriff auf Informationen zum Inventar. Neben der Übersicht, Reservierungen und Terminen können Sie auch Informationen (wie beispielsweise Gebrauchsanleitungen) für ein Gerät hochladen, welche jederzeit und überall abrufbar sind.

Inventory ONE kann eingescannte QR-Codes verarbeiten. Diese sind zwar nicht zwingend notwendig, allerdings sparen Sie damit sehr viel Zeit, wenn Sie neues Inventar einpflegen oder Daten zu bereits hinterlegtem Inventar abrufen wollen. Inventory ONE bietet dafür kostengünstig hervorragend geeignete QR-Codes an (Mehr Infos dazu). Aber auch die vorhandenen Barcodes auf Ihren Geräten können von Inventory ONE verarbeitet werden.

Zuweisungen bei Inventory ONE sind sehr flexibel. Inventar kann nicht nur Kollegen und Mitarbeitern zugewiesen werden, sondern auch externen Personen, Projekten, Standorten und Räumen. Auch die Zugriffsrechte bei Inventory ONE können Sie flexibel einstellen. Mitarbeiter können die Weitergabe und den Austausch des Inventars untereinander selbständig durchführen und nachweislich dokumentieren. Weisen Sie einem Mitarbeiter beispielsweise ein Gerät zu, wird diese Aktion durch den betreffenden Mitarbeiter aktiv bestätigt. Dasselbe passiert bei der Rückgabe genau umgekehrt.

Wenn Inventar ausgegeben oder verliehen wird, können Sie schnell jedes einzelne Geräte über unsere detaillierte Suchfunktion finden. Sie können außerdem festlegen, ob Mitarbeiter das komplette Equipment durchsuchen können oder nur nach einzelnen Geräten, welche ihnen zugewiesen sind.

Um Ihr Inventar bestmöglich zu organisieren, brauchen Sie die Möglichkeit, einzelne Geräte direkt im System zu reservieren. Genau das ist mit Inventory ONE sehr unkompliziert machbar. Diese praktische Funktion wird Ihnen dabei helfen, Einsatz und Verfügbarkeit der Betriebsmittel gut zu planen. So wird Ärger vermieden und keiner wird böse überrascht, weil beispielsweise ein Geräte nicht verfügbar ist, das man dringend braucht.

Sollte bestimmtes Inventar mal Probleme machen oder beschädigt werden, können Mitarbeiter das in der App direkt erfassen. In ihrer Übersicht sehen die Verantwortlichen immer, ob ein neues Problem gemeldet wurde und können so rechtzeitig darauf reagieren. So vermeiden Sie, dass man sich an das Problem erst wieder erinnert, wenn jemand das Gerät bereits braucht.

Mit Inventory ONE sehen Sie den „Lebenslauf“ Ihres Inventars. Seit wann ist es in der Kommune, wer hat es wann wie lange genutzt und wie war insgesamt die Auslastung? Wann war es kaputt, wann wurde es wieder repariert und wann gewartet? Diese Informationen sind nicht nur als Nachweis hilfreich, sondern auch bei der Planung bezüglich der Anschaffung von neuem Inventar. Mit unserer Software wird die lückenlose Dokumentation Ihrer Betriebsmittel sehr einfach.

Für die Erstausstattung neuer Mitarbeiter oder bei sich wiederholenden Projekten unterstützt Inventory ONE Sie bei der Ausgabe des benötigten Inventars. Für diesen Fall lassen sich Listen definieren, welche Betriebsmittel standardmäßig ausgegeben werden. Bei wiederkehrenden Aufgaben sparen Sie so viel Zeit.

Sie haben Ihr Inventar bereits in einer großen Excel-Liste erfasst oder bisher eine andere Software zur Inventarverwaltung genutzt? In diesem Fall helfen wir gerne beim Umzug zu Inventory ONE. Mit unserem Datenimport ist der Wechsel im Normalfall unkompliziert machbar. Und wenn die vorhandenen Daten doch etwas komplexer sind, helfen wir Ihnen gerne beim Import.

Inventory ONE wurde entwickelt, um den Arbeitsalltag von Kommunen deutlich zu erleichtern. Dafür kann es durchaus sinnvoll sein, die Applikation in Ihrer IT-Umgebung zu integrieren. Wenn dafür Schnittstellen benötigt werden, sprechen Sie uns gerne an.

Inventory ONE ist aktuell in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch nutzbar. Weitere Sprachen folgen. Wenn Sie eine andere Sprache dringend benötigen, geben Sie uns bitte Bescheid. Unsere Experten versuchen schnellstmöglich zu helfen.