LA gestion d'inventaire numérique pour les écoles

Avec Inventory ONE, vous savez à tout moment où se trouve tel ou tel inventaire, qui utilise quoi en ce moment, qui a réservé quoi et quand ou si des dates de maintenance ou de contrôle sont prévues pour certains appareils. Vous pouvez également consulter votre stock à tout moment.

Inventory ONE vous permet également d'avoir à tout moment une très bonne vue d'ensemble de vos consommables, comme le papier à photocopier, les stylos, etc. Lorsque la quantité définie d'un matériel est atteinte, l'application et l'e-mail vous rappellent automatiquement ce qui doit être commandé à nouveau.

Pour que votre inventaire soit toujours en bon état, des rendez-vous peuvent être créés afin que vous ne manquiez aucun entretien ou contrôle obligatoire. Le rendez-vous vous sera automatiquement rappelé dans l'application et par e-mail, si vous le souhaitez.

Avec Inventory ONE, chaque personne autorisée a accès aux informations relatives à l'inventaire. Outre l'aperçu, les réservations et les rendez-vous, il est possible de télécharger des informations (comme les modes d'emploi) pour un appareil, qui peuvent être consultées à tout moment et partout.

Inventory ONE peut traiter les codes QR scannés. Ces codes ne sont pas obligatoires, mais ils permettent de gagner beaucoup de temps lors de la saisie de nouveaux appareils ou de la consultation de données relatives à un inventaire déjà enregistré. Inventory ONE propose à cet effet des codes QR parfaitement adaptés et peu coûteux (En savoir plus). Mais Inventory ONE peut également traiter les codes-barres existants sur votre inventaire.

Les attributions dans Inventory ONE sont très flexibles. Les appareils peuvent être attribués non seulement à des collègues et collaborateurs, mais aussi à des personnes externes, des projets, des sites et des locaux. Les droits d'accès à Inventory ONE peuvent également être définis de manière flexible. Les collaborateurs peuvent effectuer eux-mêmes le transfert et l'échange de l'inventaire entre eux et le documenter de manière probante. Si vous attribuez par exemple un appareil à un collaborateur, cette action est confirmée activement par le collaborateur concerné. La même chose se produit exactement à l'inverse lors de la restitution.

Lorsque l'inventaire est distribué ou prêté, vous pouvez trouver rapidement chaque équipement grâce à notre fonction de recherche détaillée. Vous pouvez également décider si les collaborateurs peuvent rechercher l'ensemble de l'équipement ou seulement les appareils individuels qui leur sont attribués.

Pour organiser au mieux vos moyens de production, vous devez pouvoir réserver des appareils individuels directement dans le système. C'est précisément ce que vous pouvez faire très facilement avec Inventory ONE. Cette fonction pratique vous aidera à bien planifier l'utilisation et la disponibilité de votre inventaire. Vous éviterez ainsi les problèmes au sein du collège et personne ne sera surpris par la non-disponibilité d'un appareil dont vous avez un besoin urgent.

Si certains appareils venaient à poser problème ou à être endommagés, les enseignants* et le personnel peuvent les enregistrer directement dans l'application. Dans leur aperçu, les responsables voient toujours si un nouveau problème a été signalé et peuvent ainsi réagir à temps. Cela permet d'éviter que l'on ne se souvienne du problème que lorsque quelqu'un a déjà besoin de l'appareil.

Inventory ONE vous permet de voir le "CV" de votre inventaire. Depuis quand est-il à l'école, qui l'a utilisé, quand et pendant combien de temps, et quelle a été l'utilisation globale ? Quand a-t-il été cassé, quand a-t-il été réparé et quand a-t-il été entretenu ? Ces informations ne sont pas seulement utiles comme preuve, mais aussi pour la planification de l'achat de nouveaux équipements. Avec notre logiciel, la documentation complète de vos appareils devient très simple.

Pour le premier équipement de nouveaux collaborateurs ou pour des projets répétitifs, Inventory ONE vous aide à éditer les appareils nécessaires. Dans ce cas, il est possible de définir des listes pour déterminer quel inventaire sera édité par défaut. Pour les tâches répétitives, vous gagnez ainsi beaucoup de temps.

Vous avez déjà saisi votre inventaire dans une grande liste Excel ou vous utilisiez jusqu'à présent un autre logiciel de gestion d'inventaire ? Dans ce cas, nous vous aidons volontiers à migrer vers Inventory ONE. Grâce à notre importation de données, le changement se fait généralement sans difficulté. Et si les données existantes sont tout de même un peu plus complexes, nous vous aiderons volontiers à les importer.

Inventory ONE a été conçu pour faciliter considérablement le travail quotidien des écoles. Pour cela, il peut être tout à fait judicieux d'intégrer l'application dans votre environnement informatique. Si des interfaces sont nécessaires à cet effet, n'hésitez pas à nous contacter.

Inventory ONE est actuellement disponible en allemand, anglais, français et italien. D'autres langues suivront. Si vous avez besoin d'une autre langue en urgence, veuillez nous le faire savoir. Nos experts essaieront de vous aider le plus rapidement possible.

L'utilisation d'Inventory ONE ne requiert aucune configuration matérielle particulière. L'application web est utilisable via tous les navigateurs web courants. En outre, vous pouvez également télécharger Inventory ONE en tant qu'application pour Android ou iOS.

Tant l'application web que l'application sont très faciles à utiliser. Ainsi, même les utilisateurs sans affinité avec les produits numériques sont rapidement en mesure d'utiliser Inventory ONE de manière routinière. Dès le début, le logiciel a été développé en étroite collaboration avec des clients actifs, afin d'adapter l'utilisation et l'étendue des fonctions du logiciel aux besoins du secteur événementiel.

Lors du développement, l'équipe d'Inventory ONE a testé différentes méthodes telles que NFC, RFID et les tags Bluetooth. Finalement, le choix s'est porté sur les codes QR comme solution, car cette technologie simple a été la plus convaincante dans le travail quotidien. Toutefois, les codes-barres peuvent également être traités par Inventory ONE. Bien entendu, votre inventaire peut également être organisé manuellement, sans aucune technologie de code.

Notre équipe peut bien sûr répondre à vos besoins spécifiques. Discutons-en simplement, sans engagement.

Inventory ONE peut également être intégré dans votre environnement informatique. Les interfaces nécessaires à cet effet seront programmées rapidement et de manière coordonnée par notre équipe.

Vos données sont exclusivement stockées dans des centres informatiques allemands. Le traitement des données s'effectue conformément aux dispositions du RGPD.